Baza firm RODO i zasady odpowiedzialnej pracy
Baza firm i RODO wymagają oceny celu oraz sposobu wykorzystania informacji. Prospekty pomagają firmom B2B pracować na danych firmowych z publicznych rejestrów, z podanym źródłem, datą pobrania i listą wykluczeń. Dopasowanie AI, sygnały zakupowe i szkice wiadomości są dostępne od 199 zł netto miesięcznie, plus 23 procent VAT. Korzystanie z produktu nie zastępuje oceny obowiązków związanych z danymi i kontaktem.
Publiczny rejestr nie wyłącza ochrony danych
Prospekty korzystają z danych firmowych z publicznych rejestrów, takich jak KRS, CEIDG i REGON. Zakres obejmuje działalność przedsiębiorstw. Nie jest to zbiór prywatnych telefonów, osobistych skrzynek ani informacji o życiu prywatnym pracowników. Firmowe kanały kontaktu obejmują dostępny ogólny mail i telefon firmy, a także jej stronę internetową.
Dane firmowe mogą jednak być danymi osobowymi. Dotyczy to szczególnie informacji identyfikujących osobę prowadzącą jednoosobową działalność. Publiczne pochodzenie nie pozbawia jej praw wynikających z RODO. Nie zakładaj, że oznaczenie rekordu jako firmy rozwiązuje wszystkie obowiązki związane z przetwarzaniem. Oceń, jakie informacje rzeczywiście wykorzystujesz i do jakiego celu są potrzebne.
Sprawdzaj pochodzenie i datę pobrania
Przy każdym rekordzie jest źródło oraz data pobrania. To pozwala sprawdzić pochodzenie informacji i odróżnić moment jej pobrania od daty rejestracji przedsiębiorstwa. Dane rejestrowe pochodzą z publicznych rejestrów, a firmowe kontakty również ze stron firm. Przed użyciem sprawdź aktualność oraz przeznaczenie opublikowanego kanału.
Ocena AI od 0 do 100 opisuje dopasowanie do oferty, nie stan prawny danych. Podobnie sygnał zakupowy nie potwierdza zgody na komunikację ani gotowości do rozmowy. Jeśli eksportujesz listę, zachowaj źródło i datę pobrania w dalszej pracy. Zakres dostępnych kanałów wyjaśnia baza kontaktów do firm.
Rozdziel dane serwisu i własny proces sprzedaży
Prospekty, administrator serwisu prospekty.pl, odpowiadają za przetwarzanie związane z obsługą serwisu i kont, potwierdzeniem adresu e-mail oraz komunikacją dotyczącą usługi. Gdy Prospekty samodzielnie ustalają cele i sposoby tworzenia bazy firm, działają jako administrator tego przetwarzania. Rola wynika z rzeczywistych czynności, nie wyłącznie z nazwy dokumentu lub planu.
Twoja firma określa cel i sposób wykorzystania wybranej listy we własnej sprzedaży. W tym zakresie jest odrębnym administratorem danych osobowych. Odpowiada za podstawę przetwarzania, obowiązki informacyjne, uwzględnianie sprzeciwów i zasady kontaktu. Pobranie pliku nie przenosi tych decyzji na Prospekty. Jeżeli powierzasz przetwarzanie w swoim imieniu, jego zakres wymaga osobnego określenia w umowie.
| Obszar | Kto określa cel i sposób wykorzystania |
|---|---|
| Obsługa konta i działania serwisu | Prospekty jako administrator serwisu |
| Tworzenie bazy na cele określane przez Prospekty | Prospekty jako administrator tego przetwarzania |
| Własny prospecting i kontakt Twojej firmy | Twoja firma jako odrębny administrator |
| Czynności wykonywane na Twoje udokumentowane polecenie | Role i zakres określa umowa powierzenia |
Szczegóły dotyczące obsługi serwisu opisuje polityka prywatności. Podział ról należy odnieść do konkretnych danych i czynności. Ten opis nie jest gwarancją prawną dla dowolnego sposobu prowadzenia sprzedaży.
Oddziel podstawę przetwarzania od zgody na komunikację
Wybierz cel i oceń odpowiednią podstawę przetwarzania danych osobowych. Jeżeli rozważasz prawnie uzasadniony interes, wymaga to oceny celu, niezbędności oraz praw i interesów osoby. Nie jest automatyczną podstawą każdej kampanii. Przy danych pozyskanych pośrednio uwzględnij obowiązek informacyjny, w tym wymagania art. 14 RODO, oraz warunki jego zastosowania.
Osobno oceń wymagania Prawa komunikacji elektronicznej dla wybranego kanału i celu kontaktu. Publiczny mail lub telefon nie stanowi ogólnej zgody na informacje handlowe. Prospekty przygotowują szkic pierwszego kontaktu z prośbą o zgodę, a nie wysyłają go za klienta. Sama prośba nie omija wymogu wcześniejszej zgody, jeżeli treść lub cel wiadomości mu podlega. Temat rozwija cold mailing B2B a prawo.
Uwzględniaj sprzeciw w całym procesie
Lista wykluczeń pomaga odsunąć firmy, które nie chcą kontaktu, oraz obecnych klientów. Włącz jej sprawdzanie do przygotowania listy, przekazywania danych zespołowi i importu do CRM. Nie ograniczaj wykluczenia do pojedynczego arkusza, jeżeli ta sama firma pojawia się w innych częściach procesu. Odpowiedzialność za własne kopie danych pozostaje po Twojej stronie.
W sprawach danych przetwarzanych przez serwis napisz na [email protected]. Wskaż, jakiej firmy lub rekordu dotyczy zgłoszenie i czy chodzi o sprostowanie, usunięcie lub sprzeciw. Nie przesyłaj prywatnych dokumentów, które nie są potrzebne do opisania sprawy. Zakres realizacji praw zależy od sytuacji i podstaw przetwarzania. Zachowanie niezbędnej informacji o wykluczeniu może służyć unikaniu ponownego kontaktu i wymaga osobnej oceny.
Dobierz role i umowę do rzeczywistej pracy
Role, limity na osobę i wspólne profile klienta pomagają rozdzielić odpowiedzialność w zespole. Udostępniaj dane osobom, które potrzebują ich do określonego celu. Po eksporcie CSV lub XLSX ustal zasady przechowywania i dalszego przekazywania pliku. Sam format eksportu nie zabezpiecza niekontrolowanych kopii i nie ustala czasu przechowywania w Twojej organizacji.
API jest dostępne od planu Firma. Enterprise obejmuje SSO i umowę powierzenia dla czynności wykonywanych w Twoim imieniu w uzgodnionym zakresie. Taka umowa nie zastępuje podstawy przetwarzania ani zgody na kontakt handlowy. Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, Zespol 449 zł, a Firma 899 zł, plus 23 procent VAT. Abonament obejmuje fakturę VAT. Porównaj cennik, a wymagania Enterprise opisz na [email protected].
Pytania o ochronę danych
Czy dane z publicznego rejestru podlegają RODO?
Mogą podlegać, jeżeli identyfikują osobę fizyczną, także prowadzącą działalność gospodarczą. Publiczne pochodzenie nie usuwa obowiązku oceny podstawy przetwarzania, praw osoby i obowiązków informacyjnych.
Kto odpowiada za dane używane w mojej sprzedaży?
Twoja firma jest odrębnym administratorem w zakresie celów i sposobów własnego prospectingu. Prospekty odpowiadają za własne przetwarzanie związane z serwisem i bazą. Czynności powierzone w Twoim imieniu wymagają określenia zakresu w umowie.
Czy źródło przy rekordzie potwierdza zgodę na mail?
Nie. Źródło i data pobrania opisują pochodzenie informacji. Nie potwierdzają zgody na komunikację handlową. Przed kontaktem oceń wymagania dla konkretnego celu i kanału.
Jak zgłosić sprzeciw lub błąd w danych?
Napisz na [email protected] i wskaż firmę lub rekord oraz zakres zgłoszenia. Nie dołączaj zbędnych prywatnych dokumentów. Sposób obsługi zależy od sytuacji i podstaw przetwarzania.
Czy umowa powierzenia jest w każdym planie?
Nie. Umowa powierzenia jest dostępna w Enterprise dla uzgodnionego zakresu przetwarzania w imieniu klienta. Nie zmienia automatycznie wszystkich relacji w powierzenie i nie zastępuje podstawy kontaktu handlowego.